HJ노트 — 문서를 만들고, 공유하고, 검수까지 하는 업무용 작업실

노션은 강력한 문서·협업 도구입니다.

하지만 실제 업무에서 매일 사용하는 기능을 생각해 보면 의외로 단순합니다.

문서를 작성하고, 목차를 나누고, 일정과 할 일을 관리하고, 필요한 사람에게 공유하고, 수정한 내용을 확인받고, 최종적으로 “이 문서로 확정한다”는 과정을 거칩니다.

HJ노트는 이 업무 흐름에 맞춰 만든 문서 작업실입니다.

노션의 모든 기능을 그대로 따라가는 것이 아니라,

문서 작성 → 일정·업무 관리 → AI 초안 → 공유·협업 → 검수·승인

실제로 필요한 기능을 중심으로 구성했습니다.

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https://m-hjsoft.co.kr/notes/

왜 HJ노트를 만들었나

HJSoft는 그동안 고객과 문서를 공유하고 업무 내용을 정리하기 위해 노션을 사용해 왔습니다.

프로젝트별 자료를 정리하고, 고객에게 문서를 공유하고, 필요한 내용을 함께 확인하는 데 노션은 충분히 좋은 도구였습니다.

그런데 계속 사용하다 보니 한 가지 생각이 들었습니다.

노션의 모든 기능이 필요한 것은 아니었습니다.

우리가 주로 사용하는 것은 문서 작성, 목차 관리, 표와 일정 관리, 공유, 댓글, 검색 같은 기능이었고, 여기에 AI로 문서 초안을 만들거나 회의록을 정리하는 기능, 그리고 업무 특성상 필요한 문서 검수·결재 기능이 있으면 더 편리하겠다는 생각이 들었습니다.

그래서 노션을 그대로 따라 만드는 것이 아니라,

HJSoft가 실제 고객과 업무를 진행하면서 필요했던 기능을 하나씩 붙여 HJ노트를 만들었습니다.

처음부터 거대한 서비스를 만들려고 한 것이 아닙니다.

우리가 직접 사용하면서

싶었던 것들을 하나씩 개발하다 보니 지금의 HJ노트가 되었습니다.

1. 문서와 목차를 하나의 작업공간에서

HJ노트는 블록 방식의 문서 편집을 지원합니다.

빈 줄에서 / 또는 왼쪽 + 버튼을 이용해 제목, 표, 이미지 등을 추가할 수 있습니다.

긴 문서는 하나의 화면에 모두 넣지 않고 페이지와 목차 단위로 나눠 관리할 수 있습니다.

목차는 드래그해서 순서를 변경할 수 있기 때문에,

• 제품 매뉴얼

• 업무 매뉴얼

• 교육 자료

• 프로젝트 문서

• 기술 문서

처럼 내용이 많은 문서를 구조적으로 관리하기 좋습니다.

2. 문서와 함께 관리하는 업무 데이터

문서만 작성하다 보면 실제 업무 진행 상황을 확인하기 어렵습니다.

그래서 HJ노트에는 데이터베이스 기능을 별도로 구성했습니다.

표

업무 항목과 담당자, 상태, 날짜 등을 한눈에 확인합니다.

칸반

업무를 진행 상태별로 나누어 관리합니다.

캘린더

일정을 날짜별로 확인하고 드래그해서 일정을 이동할 수 있습니다.

간트

시작일과 종료일이 있는 프로젝트 작업을 기간으로 관리합니다.

즉,

문서 안에 업무를 기록하고 → DB에서 진행 상황을 관리하는 방식입니다.

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3. AI로 문서 초안 만들기

문서를 처음부터 작성하는 것은 생각보다 시간이 많이 걸립니다.

HJ노트에서는 PDF나 문서 파일을 올리거나 텍스트를 입력하면 AI를 이용해 문서 초안을 만들 수 있습니다.

예를 들어,

• 일반 설명서

• 사용자 매뉴얼

• 제품 소개서

• 교육 자료

• FAQ

등의 문서 유형을 선택하면 AI가 목차와 본문 초안을 생성합니다.

물론 AI가 만든 결과를 그대로 사용하는 것이 목적은 아닙니다.

AI가 초안을 만들고,

사람이 수정 → 검토 → 확정

하는 방식입니다.

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4. 회의록도 문서로 연결

회의 녹음이나 음성 파일을 올리면

음성 전사 → 화자 정리 → 요약 → To-Do 추출

과정을 거쳐 회의록을 만들 수 있습니다.

정리된 회의록은 현재 문서에 반영할 수 있고, 추출된 할 일은 데이터베이스의 업무로 연결할 수 있습니다.

회의가 끝난 뒤 회의록을 다시 작성하고 업무를 따로 등록하는 과정을 줄이는 것입니다.

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5. 공유·댓글·검색

작성한 문서는 필요한 사람에게 바로 공유할 수 있습니다.

사용자를 이름, 이메일, 로그인 아이디 등으로 찾아

• 보기

• 편집

권한을 지정할 수 있습니다.

필요한 경우 공개 링크를 만들어 로그인 없이 문서를 보여줄 수도 있습니다.

댓글 기능도 지원합니다.

본문의 특정 부분을 지정해 의견을 남기거나 페이지 전체에 댓글을 작성할 수 있으며 파일 첨부도 가능합니다.

그리고 Ctrl + K 검색을 이용해 문서 제목, 페이지 제목, 본문을 빠르게 찾을 수 있습니다.

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6. 기존 노션 문서도 가져오기

이미 노션에 작성해 놓은 문서를 처음부터 다시 만들 필요는 없습니다.

공개 URL 또는 HTML/ZIP 형태의 노션 자료를 이용해 필요한 문서를 HJ노트로 가져올 수 있습니다.

기존 자료를 활용하면서 필요한 부분부터 HJ노트에서 관리할 수 있습니다.

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7. 이미지 주석과 오프라인 작업

매뉴얼을 만들다 보면 화면 캡처에 설명을 추가해야 하는 경우가 많습니다.

HJ노트에서는 이미지에

• 화살표

• 번호

• 모자이크

• 주석

등을 추가해 바로 문서에 넣을 수 있습니다.

문서는 HTML 형태로 내보내거나 AI 검색(RAG)에 활용할 수 있는 형태로 내보낼 수도 있습니다.

네트워크가 끊긴 상황에서도 최근 문서는 로컬에 남기고, 다시 연결되면 동기화할 수 있도록 구성했습니다.

웹, Windows, Android에서 같은 문서를 이어서 작업할 수 있다는 것도 장점입니다.

Windows 앱은 서버의 웹 화면을 감싸는 방식이기 때문에 웹 버전을 업데이트하면 별도의 프로그램 재배포 부담도 줄일 수 있습니다.

8. 그리고 이번에 추가한 기능 — 검수 결재

HJ노트에서 가장 차별화하려고 한 부분입니다.

문서를 작성하는 것과 문서를 확정하는 것은 다른 문제이기 때문입니다.

예를 들어 제품 매뉴얼을 작성했다고 가정해 보겠습니다.

작성자는 문서를 완성했습니다.

그다음에는 담당자가 확인해야 합니다.

​

기존에는 PDF를 메일로 보내거나 메신저로 전달하고,

라는 답변을 받는 방식이 많습니다.

하지만 이렇게 하면 나중에 어떤 버전을 누가 승인했는지 확인하기 어렵습니다.

그래서 HJ노트에 페이지 단위 검수 결재 기능을 추가했습니다.

9. 페이지를 잠그고 검수받습니다

검수 과정은 간단합니다.

① 문서를 작성합니다.

매뉴얼의 해당 페이지를 완성합니다.

② 검수 요청을 합니다.

상단의 검수 요청을 선택하고 승인자를 지정합니다.

필요하면 검수 메모도 작성할 수 있습니다.

③ 검수본을 고정합니다.

검수 요청 시점의 본문을 스냅샷으로 저장합니다.

그리고 해당 페이지는 잠깁니다.

즉, 승인자가 보고 있는 내용과 작성자가 나중에 수정한 내용이 섞이지 않습니다.

④ 승인자가 검수합니다.

승인자에게 “결재할 사항이 있습니다”라는 목록이 표시됩니다.

해당 페이지를 열어 검수본을 확인합니다.

⑤ 승인 또는 거절합니다.

승인하거나 거절할 수 있습니다.

거절할 경우에는 사유를 반드시 남깁니다.

필요하면 승인과 함께 손글씨 서명을 추가할 수도 있습니다.

⑥ 모든 승인이 끝나면 완료됩니다.

지정한 승인자가 모두 승인하면

승인 완료

상태가 됩니다.

한 명이라도 거절하면

거절됨

상태가 되고, 작성자는 내용을 수정한 뒤 다시 검수 요청을 할 수 있습니다.

10. 검수 결과가 문서에 남습니다

검수가 끝나면 단순히 “승인됨”이라는 상태만 남는 것이 아닙니다.

다음 정보가 함께 기록됩니다.

• 요청자

• 요청 시각

• 검수 완료 시각

• 승인자별 승인·거절 결과

• 승인자별 코멘트

• 서명 이미지

• 요청 당시 본문 스냅샷

• 스냅샷 해시

특히 중요한 것은 검수 요청 당시의 본문을 스냅샷으로 보관한다는 것입니다.

나중에 문서가 수정되더라도,

를 확인할 수 있습니다.

스냅샷을 다시 확인할 수도 있고, 검수 이력을 HTML 형태로 내려받을 수도 있습니다.

11. 문서 전체가 아니라 페이지 단위

HJ노트의 검수 결재는 문서 전체를 한 번에 승인하는 방식이 아닙니다.

목차의 개별 페이지 단위로 검수할 수 있습니다.

예를 들어 50페이지짜리 제품 매뉴얼에서 3장만 변경됐다면,

전체 매뉴얼을 다시 검수할 필요 없이 변경된 페이지만 검수받을 수 있습니다.

이것이 HJ노트 검수 결재의 핵심입니다.

12. 전자서명 서비스와는 다릅니다

HJ노트의 검수 결재는 모두의싸인과 같은 외부 전자계약 서비스가 아닙니다.

법적 전자서명을 제공하는 것이 목적도 아닙니다.

HJ노트가 목표로 하는 것은 사내 또는 업무 관계자가 문서 내용을 확인하고 승인하는 과정과 그 이력을 남기는 것입니다.

즉,

제품 매뉴얼, 업무 매뉴얼, 교육 자료, FAQ, 현장 작업 지침처럼

“이 버전으로 확정한다”

라는 합의가 필요한 문서에 적합합니다.

HJ노트가 만들고 싶은 것

HJ노트는 노션의 모든 기능을 따라 만드는 것이 목표가 아닙니다.

오히려 반대입니다.

실제 업무에서 필요한 흐름만 남기려고 했습니다.

문서를 작성하고

↓

일정과 업무를 관리하고

↓

AI로 초안을 만들고

↓

회의 내용을 정리하고

↓

필요한 사람과 공유하고

↓

검수하고

↓

최종 승인된 내용을 기록하는 것

이 하나의 흐름을 하나의 작업실에서 처리하는 것이 HJ노트가 지향하는 방향입니다.

특히 이번에 추가한 검수 결재 기능을 통해

단순히 “문서를 작성하는 도구”에서 끝나지 않고,

“문서를 만들고 확정하는 도구”로 확장했습니다.

문서가 만들어졌다는 것보다 중요한 것은,

누가 확인했고, 언제 승인했으며, 어떤 내용으로 확정했는가

일 수 있기 때문입니다.

HJ노트

문서 · 목차 · DB · 캘린더 · AI 초안 · 회의록 · 공유 · 검수 결재

필요한 기능을 하나의 작업공간에 담았습니다.

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도입 문의

https://m-hjsoft.co.kr/contact.html

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